Informatie delen uit een bijeenkomst



Hoe deel je informatie uit bijeenkomsten

In een bijeenkomst worden veel nieuwe verbindingen gelegd tussen mensen. Ook wordt er een schat aan informatie en ideeën gedeeld. Het is zaak om van te voren goed na te denken hoe je dit gaat vastleggen. Zo kun je het achteraf delen met de deelnemers maar ook met de buitenwereld.

Fotograferen
Veel van wat er besproken wordt staat op flip-overs en, als je voor een World-café-bijeenkomst kiest, op tafelkleden. Deze grote vellen zijn moeilijk mee te nemen en te verwerken, maak er daarom foto's van. 
Zorg er ook voor dat er sfeerfoto's gemaakt worden. Deze zijn ook voor latere communicatie goed bruikbaar.

Tekst
Regel iemand die opschrijft wat er gebeurt, wat er gezegd wordt. Het gaat er hierbij niet om dat je opschrijft wie wat zegt. Sterker nog, dat kan belemmerend werken. Als mensen vrijuit kunnen praten zeggen ze meer. Het enige doel is informatie verzamelen. Maak dat ook bekend aan de deelnemers.

Beeldverslag
Combineer de tekst, sfeerfoto's en foto's van de flip-overs tot een beeldverslag. Een ideaal beeldverslag beslaat tussen de 18 en 40 pagina's. De verhouding beeld en tekst is 75/25. Voeg een lijst met deelnemers toe.
Het verslag is via email, intranet, website of social media te verspreiden. Het is ook uit te voeren als een gedrukt exemplaar.

Video
Het filmen van een bijeenkomst is een meerwaarde. In ieder geval zullen de deelnemers nog eens terug willen kijken. Pas wel op met het filmen van deelnemers die wat zeggen. Deelnemers moeten zich niet geremd voelen om te zeggen wat ze willen. 

Op de bijeenkomst zelf delen
Een goede procesbegeleider zorgt voor het plenair delen van informatie. Maar er zijn nog wat hulpmiddelen die je extra kunt inzetten:

Cartoonisten
Huur cartoonisten in. Zij voelen haarscherp aan wat er speelt op zo'n dag en weten dat ook fijntjes te visualiseren. Laat ze maar lekker veel tekenen en hang de cartoons op aan de wand. Het zorgt gegarandeerd voor gespreksstof.

Acteurs
Kun je improviserende acteurs inzetten dan is dat fantastisch. Het is te gebruiken als afsluiter. Zij halen gedurende de dag hun inspiratie op uit de zaal en zetten dat in op het toneel. Deelnemers horen nog een keer wat er allemaal gebeurd is op hun dat. Laat de acteurs geen conclusies trekken van de bijeenkomst, dat kunnen de deelnemers het beste zelf doen.

#Hastag
Kies een goede hashtag voor Twitter. Zo leggen de deelnemers al contact met de buitenwereld. Pas op met tonen van Tweets op grote schermen, dat leidt nogal eens af van het gesprek.

Persbericht
Stuur een persbericht uit na afloop van de bijeenkomst. Kies je media met zorg: lokaal of landelijk, vaktijdschriften, websites et cetera.

Algemene opmerking
Het delen van de opbrengsten van een bijeenkomst is belangrijk. Pas wel op met het trekken van eigen conclusies. Ga niet achteraf een sociaal wenselijk verslag maken. Of uitspraken zo interpreteren dat ze in jouw straatje passen. Dat keert zich tegen je. Houdt het zo objectief mogelijk. Mensen zijn niet gek. Wees zorgvuldig.

Terug naar
Terug naar Stap 3 - Informeren en uitwisselen