Een geschikte locatie

Wat is een goede locatie voor je bijeenkomst?
De locatie moet ten eerste passen bij de soort bijeenkomst die je organiseert. Zo hebben we zelf een keer een gebiedsvisieconferentie georganiseerd in een nog op te leveren koeienstal. En een creatieve participatiebijeenkomst op een strand op de 12de verdieping van een flatgebouw.
Kies je locatie met zorg, het zorgt voor de juiste sfeer. 

Grootte
Het formaat van de zaal is van belang. Is het niet te laag en niet te klein. Te groot is echter ook niet goed. Dan vervliegt een deel van de energie en kunnen mensen zich onttrekken aan de bijeenkomst. 
Hier wat richtgetallen: voor 20 personen heb je aan 8 x 8 meter genoeg, voor 60 personen kun je volstaan met 10 x 15 meter.

Akoestiek
Akoestiek is belangrijk. Als je met veel mensen in een ruimte bent dan is slechte akoestiek killing voor goede gesprekken. Deelnemers verstaan elkaar niet en zijn snel vermoeid.

Gezonde omgeving
Over het algemeen kun je zeggen dat een gezonde omgeving goed is voor de resultaten. Dat wil zeggen voldoende frisse lucht, licht dat van buiten komt en gezond licht verteerbaar voedsel. Voldoende fruit en sappen.

Flip-overs
Omdat je waarschijnlijk gaat werken met flip-overs moeten er voldoende standaards aanwezig zijn. Ook voor volgeschreven flip-overs moet ruimte zijn om op te hangen. Eventueel kun je met zuignappen werken aan de ramen om een touw aan op te hangen.

Bereikbaarheid
Is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt en hoe is de bereikbaarheid met het openbaar vervoer.

Tafels
Soms wil je niet met tafels vergaderen maar alleen met stoelen. Is dat mogelijk op de locatie. En als je wel tafels nodig hebt dan gaat je voorkeur uit naar ronde tafels. Als je aan een rechthoekige tafel aan de hoeken zit dan val je snel buiten het gesprek. Liever niet al te grootte ronde tafels waar je met maximaal 9 personen aan kunt zitten.

Geluid
Heb je op de locatie versterking nodig of kun je het zonder doen? Als je versterking nodig hebt dan zijn twee loopmicrofoons handig. De procesbegeleider(s) kan dan overal komen.

Internet
Dat is tegenwoordig bijna een basisbehoefte. Als er een Youtube-filmpje getoond gaat worden is het onmisbaar. Maar ook als je wilt dat je #hashtag gebruikt wordt is internet een pre.

Bewegwijzering
Goed om te checken: is de zaal goed te vinden vanaf de parkeerplaats? Of moet je zorgen voor extra routing naar jouw zaal.

Terug naar
Stap 4 - Realiseren van doorbraak